เวชระเบียน หรือภาษาพูดที่เราคุ้นเคยกว่าคือ “เคาเตอร์” เป็นตำแหน่งเล็กๆที่สร้างทั้งคุณและสร้างโทษให้คลินิกได้อย่างน่ารักและน่ากลัว
พนักงานเคาเตอร์สำหรับคลินิกทันตกรรม มักจะเป็นตำแหน่ง เจนเนอร์รัลเบ๊
คือหมอสั่งอะไรก็ต้องทำ เป็นตำแหน่งสารพัดประโยชน์ บางทีหมอก็ใช้เกินเลยไปถึงการสั่งให้ไปรับลูกที่โรงเรียนหลังเลิกเรียนแทนก็เห็นบ่อยๆ
ภารหน้าที่
ตำแหน่งนี้ มีหน้าที่และความสำคัญสำหรับคลินิกทันตกรรมอะไรบ้างเอ่ย ?
- นัดหมายคนไข้
- จัดคิวสำหรับการทำฟันของคนไข้
- ประสานงานระหว่าง หมอ ผู้ช่วยทันตแพทย์ และบุคคลภายนอก เช่น ประกันสังคม เจ้าหน้าที่แลปทันตกรรม และอาจรวมถึงผู้แทนขายสินค้าทันตกรรม
- เป็นจุดรับชำระค่าบริการ (ค่าทำฟัน)
- ขายสินค้า เช่น แปรงสีฟัน น้ำยาบ้วนปาก
- ถาม-ตอบ คำถาม ทั้งทางโทรศัพท์และคนที่มาใช้บริการ
- ทำเอกสารต่างๆ เช่น ใบเสร็จ เอกสารเพื่อเบิกจ่าย
ทั้งนี้ อาจจะรวมหน้าที่อื่นๆไปด้วย เช่น การทำความสะอาดคลินิก ทำเอกสารรับรายรายจ่าย ประกันสังคม
บางคลินิก เคาเตอร์อาจต้องเปลี่ยนชุดไปเป็นผู้ช่วยทันตแพทย์ ก็มี
สำหรับคลินกขนาดเล็ก มีพนักงาน 4-6 คน ส่วนมากเคาเตอร์จะต้องทำงานหลายอย่าง เพราะคลินิกขนาดเล็กอาจไม่สามารถจ้างพนักงานทำความสะอาด นักบัญชี แคชเชียร์ ฝ่ายบุคคล
เพราะฉะนั้นแต่ละคลินิกจึงมักจะกำหนดหน้าที่ของเคาเตอร์ไว้ไม่เหมือนกัน
ถ้าคลินิกมีขนาดใหญ่ขึ้น และองค์กรสามารถจ้างคนมาทำงานได้หลายตำแหน่งมากขึ้น เคาเตอร์ก็จะลดความเป็น เจเนอร์รัลเบ๊ และโฟกัสงานไปที่การดูแลคนไข้ ซึ่งควรเป็นงานหลักที่สำคัญที่สุด
ระบบเวชระเบียน
เวชระเบียนมีสองลักษณะ คือ เวชระเบียนที่เป็น OPD card กับเวชระเบียนแบบ Digital
แบบ OPD การ์ด
แบบ OPD การ์ดจะเป็นการที่หมอเขียนบันทึกการรักษาลงกระดาษ มีการเก็บเข้าแฟ้มและจัดลงตู้เอกสารที่เรียบเรียงไว้อย่างเป็นระบบตามรหัส (HN : Hospital number) ระบบ OPD การ์ดเป็นระบบที่ถือว่าใช้กันมานานร่วมพันปี
ปัญหาของ OPD card มีหลายประการ เช่น การสูญหายของเอกสาร การอ่านลายมือสวยๆของหมอไม่ออก หมึกปากกาเลอะ หรือ จาง
OPD การ์ด จะใช้จำนวนพนักงานเยอะ เพราะมีหลายงานต้องทำ เช่น การค้นหา การเดินเอกสาร การเก็บเอกสาร
นอกจากนั้น ถ้าไม่มีระบบระเบียนและเก็บไม่เป็นที่ การค้นหาตามหาเอกสารจะเป็นปัญหาอย่างยิ่ง
แบบ Digital
แบบ Digital คือการบันทุกประวัติการรักษาลงระบบคอมพิวเตอร์ โดยที่ในห้องทำฟันจะต้องมีคอมทุกห้อง และมีการเชื่อมข้อมูลสู่เครื่องแม่ หรือ ลงระบบอินเตอร์เน็ต
แนวทางนี้ ถือว่าทันสมัยกว่า OPD card แบบเทียบกันไม่ได้ เพราะแก้ข้อเสียของ OPD card ได้ครบทุกข้อ แต่แบบ Digital อาจจะเป็นยาขมสำหรับคุณหมอบางท่านที่ไม่คุ้นเคยกับการใช้คอมพิวเตอร์
และคลินิกใดที่ใช้แบบ OPD card ไปแล้ว มักจะหนักใจเวลาเปลี่ยนระบบมาเป็น Digital เพราะกลัวหมอมือปืนต่อต้าน และการสลับระบบก็ต้องวางแผนเพื่อไม่ให้กระทบกับการทำงานรายวัน เพราะฉะนั้น คลินิกใดอยากจะใช้ Digital ควรใช้ตั้งแต่วันแรกที่เปิดคลินิกจะดีที่สุด
*** ทั้งนี้ มักมีคำถามว่า ทางสาธารณสุขกำหนดว่า คลินิกจะต้องบันทึกการรักษาเป็น OPD card และเป็นหนึ่งในเอกสารที่ต้องส่งตอนเปิดคลินิกด้วยนั้น จุดนี้เป็นประเด็นที่ควรนำมาถกเถียงกัน เพราะโรงพยาบาลหลายแห่งก็เลิกใช้ OPD card และมาบันทึกเวชระเบียนเป็น Digital แล้ว การยังกำหนดว่าคลินิกทันตกรรมต้องมี OPD card ย่อมดูแปลกๆ และไม่ทันยุคทันสมัย
*** เวชระเบียนแบบ Digital สามารถใช้เป็นหลักฐานในชั้นศาลได้ไม่ต่างจาก OPD card
การป้องกันการยักยอกเงิน
เกือบทุกคลินิกมีปัญหาเรื่องการโดนยักยอกเงินจากพนักงาน ทั้งนี้ถ้าทำระบบการเก็บเงินดีๆ จะลดปัญหาได้มาก บทความนี้ผมเขียนลงในเวป dentalbusinessblog นานแล้ว แต่ยังคงใช้ได้ดี ลิ้ง แนวทางการป้องกัน การยักยอกทรัพย์ สำหรับคลินิกทันตกรรม